Programudvalget

Programudvalget i Gråsten Sejlklub
– 1 –
Organisation
Mødeaktivitet:
I august-september mødes medlemmerne i programudvalget sammen med Fiskenæs
Bådlaug og Nybøl Nor Sejlsportsforening og udarbejder den kommende sæsons
arrangementer.
Medlemmerne i programudvalget møder op efter aftale og udfører/hjælper til ved
programudvalgets arrangementer.
Ansvarsfordeling:
Formanden for programudvalget indkalder til planlægningsmøde og aftaler fordelingen
af opgaver med medlemmerne i programudvalget (og Fiskenæs Bådlaug og Nybøl Nor
Sejlsportsforening).
Arbejdsfordeling i udvalget:
Opgaverne fordeles af FORMANDEN for programudvalget – Opgaverne udføres i
fællesskab af formanden og medlemmerne i programudvalget
Aftale om aktiviteter (hvem/hvad/hvornår, udstyr/hjælpemidler, evt. betaling
etc.)
Indkøb af varer (kaffe, te, øl, vand etc.)
Kagebagning (medlemmerne i programudvalget og Fiskenæs Bådlaug og Nybøl
Nor Sejlsportsforening bringer kage)
Regnskab (føre regnskab, medbringe byttepenge etc)
Praktiske opgaver (annoncering i Fanglinen, opslag, direct mail,
tilmeldingslister…etc.)
Økonomi i udvalget:
Som grundprincip er arrangementer/aktiviteter selvfinanserende og omkostninger
dækkes ved salg af kaffe/te, kage, øl og vand. I visse tilfælde kan der være tale om et
deltagergebyr – der budgetteres dog med et mindre beløb hvert år til dækning af evt.
underskud.
Til økonomisk tunge arrangementer søges sponsorstøtte (koordineres med GS’s
bestyrelse) som først søsættes efter tildeling af støtte.
Programudvalget samarbejder med Fiskenæs Bådlaug og Nybøl Nor Sejlsportsforening
og kassebeholdningen i programudvalget hensættes derfor særskilt til
aktiviteter/arrangementer i programudvalget.
Kassebeholdningen deponeres helt/eller delvis på GS’s konto af sikkerhedsmæssige
hensyn.
Mål for udvalget overordnet
Programudvalget gennemfører arrangementer/aktiviteter udenfor sejlsæsonen med
det formål at styrke det sociale sammenhold i Gråsten Sejlklub.
Mål for udvalget konkret
Arrangementerne kan være meget bredt orienteret med hensyn til indhold, kun
fantasien sætter grænsen.
Nogle eksempler kan være foredragsaftener, udflugter, messer, sangaftener,
undervisning eller praktiske og sociale aktiviteter som f.eks. syning af signalflag eller
madlavning.
Programudvalget i Gråsten Sejlklub
– 2 –
For at udvikle- og forny arrangementer/aktiviteter opfordres medlemmer til at komme
med ideer/forslag – kun fantasien sætter grænsen.
Deltagelse er primært for medlemmer af Gråsten Sejlklub, Fiskenæs Bådlaug og Nybøl
Nor Søsportsforening samt deres familie og venner. Andre kan deltage i det omfang
der er plads.
Handleplan
Der udføres 4-6 arrangementer/aktiviteter som afvikles i perioden fra oktober til april
og finder sted onsdag aftener eller på lørdage.
Hvert år tilbydes 1-2 sejlerberetninger kombineret med andre aktiviteter som kan
have mere eller mindre direkte tilknytning til sejlerlivet.
Målene nås ved at programudvalgets medlemmer kan og vil tage ansvar for tildelte
aktiviteter og arrangementer, bringe kage etc. – Antallet af medlemmer i
programudvalget tilpasses aktivitetsniveauet.
Informationsplan
Arrangementerne annonceres i Fanglinen, opslag i GS’s klubhus og direct mail
udsendes via web-master til de som har aktivt tilmeldt sig denne service.
Arrangementer med tilmelding/tilmeldingsfrist opsættes liste i GS’s klubhus samt
direkte tilmelding via mail eller telefonisk.
Grænseflader til andre udvalg
Programudvalgets funktionsområde grænser direkte op til festudvalget aktiviteter,
hvor skæringsdato er standerhejsning og stry
gning.
Programudvalgets funktionsområde spænder meget bredt og grænser sekundært op
til alle andre udvalg og til bestyrelsen.
Ønsker – visioner
Programudvalgets aktiviteterne skal ramme bredt og målet er at der deltager
minimum 25 pr. arrangement.