Festudvalget

Festudvalget i Gråsten Sejlklub
– 1 –
Organisationen i udvalget
Organisationen i festudvalget sammensættes af klubmedlemmer, der har ønsket og
evnen til selvstændigt at skabe arrangementer for klubbens øvrige medlemmer. Det er
således nødvendigt, at ”håndplukke” og sammensætte udvalget af medlemmer, der
aktivt kan organisere ture, fester og arrangementer. Desuden forventes det af
udvalgets medlemmer, at de så vidt muligt selv deltager i udvalgets arrangementer.
Udvalget bærer præg af at være en ”flad organisation”, hvor ansvar og kompetence
delegeres til en dedikeret ”styrmand” for hvert arrangement.

Mødeaktivitet: Det tilstræbes at holde mindst 4 årlige møder i klubhuset –
fortrinsvis forud for et arrangement. Udover møderne, foregår såvel orientering
og planlægning via E-mail mellem formand og medlemmer, såvel
medlemmerne imellem.

Ansvarsfordeling: Udvalgets formand bærer det overordnede ansvar for
arrangementernes afvikling hen over året, og har ansvaret for at mængden og
typen af arrangementer er i overensstemmelse med klubbens behov. Et hvert
arrangement har sin egen ansvarlig ”styrmand” for det pågældende
arrangement.

Arbejdsfordeling i udvalget: Formanden er den organiserende, og samlende
kraft i udvalget. Årets ”arrangementsplan” sammensættes af formanden, og
kan altid findes som opslag i klubhuset, samt fanglinen.”Arrangements
Styrmanden” udpeges hvert år af udvalgets formand. Underudvalgene
sammensættes af den pågældende ”styrmand”.

økonomi i udvalget: Generelt tilstræbes det, at arrangementerne er
”selvfinansierede”, d.v.s. at udgifter dækkes ved deltagerbetaling. Derudover
afsættes i regnskabet en post til årets arrangementer, hvor udgifter ikke
direkte kan henføres til arrangementet, såsom præmier, velkomst
forfriskninger og øvrige materialer der forbruges, i forbindelse med
organiseringen af arrangementerne. Ved særlige arrangementer, såsom
jubilæer etc. søges bestyrelsen om særligt tilskud til arrangementer.
Budgetoplæg fremlægges bestyrelsen ved budgetlægningsmødet, typisk sidst i
Januar.
Mål for udvalget overordnet
Udvalgets overordnede mål er, at skabe den sociale ramme for klubbens medlemmer
bredt, men især i perioden mellem standerhejsning og strygning. Hovedvægt vil især
blive lagt på klubbens tursejlere, for at skabe balance til sejlads- og juniorudvalgets
aktiviteter.
Mål for udvalget konkret
Det kortsigtede mål for udvalget er, at tilbyde klubbens medlemmer mindst følgende
aktiviteter:

Standerhejsning
: Åbner årets sejlersæson. ”styrmand” udpeges hvert år.

Pinsetur
: Årets første fællestur, der bør trække det bredest mulige publikum.
”styrmand” er primært udvalgets formand.

Okseø-tur
: Arrangement, der trækker juniorer og tursejlere. ”styrmand
udpeges hvert år.

Mande-tur
: Henvender sig udelukkende til mænd, hvor en pålideligheds sejlads
afvikles undervejs. ”styrmand” udpeges hvert år.
Festudvalget i Gråsten Sejlklub
– 2 –

Standerstrygning
: Afslutter årets sejlersæson. Frokost arrangement for alle.
”styrmand” udpeges hvert år.
Det langsigtede mål for udvalget er, at udvide ovenstående arrangementskalender
med følgende aktiviteter:

Dame-tur, som bliver modpol til mandeturen.

Tur arrangementer i samarbejde med Seniorteam GS.

Fælles grill arrangement på klubbens område, eventuelt på tværs af klubberne
i området.
Handleplan
Første led i at nå målene er, at organisere udvalget udelukkende med medlemmer,
der kan og vil tage et ansvar for et konkret arrangement. Der vil således blive
vurderet på – og handlet og tilpasset efter, at udvalget udelukkende består af aktive
medlemmer. Følgende plan bliver iværksat:

2009
: Dametur startes op. Nyt kvindeligt medlem rekrutteres til udvalget, som
initiativtager til turen.

2009
: Medlem af udvalg udpeges, til kontaktperson for GS-seniorteam
arrangementer. Samarbejdet er startet op i 2008 mellem talsmand for GS-
seniorteam og Festudvalgets formand.

2009
: Tilpasning af Okseø-tur til at være et fællesarrangement mellem
juniorudvalg og festudvalg gennemføres. ”styrmand” er udpeget. Formålet med
denne tilpasning er, at fremme interessen for tur sejlads hos junior
medlemmerne.

2010
: Fælles grill arrangement iværksættes. Udvalgsmedlem udpeges som
”styrmand på opgaven”.
Informationsplan
Opstartsmøde før sæson opstart, d.v.s. før standerhejsning er det primære møde for
årets aktiviteter. Her udpeges arrangements ”styrmænd”. Derudover holdes et møde
før hvert arrangement, ledet af arrangementets ”styrmand”. Øvrig information mellem
formand og udvalgsmedlemmer, og medlemmerne imellem, foregår via E-mail. Ved
hvert bestyrelsesmøde orienteres bestyrelsen om klubbens aktiviteter og handlinger.
Informationer til fanglinen og kalenderen på klubbens hjemmeside, vedligeholdes af
udvalgets formand.
Grænseflader til andre udvalg
Programudvalg
: Udvalgets funktionsområde grænser direkte op til programudvalgets
aktiviteter, hvor skæringsdato er standerhejsning og strygning.
Klubhusudvalg
: Standerhejsning – og strygning, samt større arrangementer udføres i
samarbejde med klubhusudvalget. Forud for hvert arrangement af denne art, holdes
et møde mellem festudvalgets formand, samt arrangementets ”styrmand” og
formanden for klubhusudvalget.
Festudvalget i Gråsten Sejlklub
– 3 –
Juniorudvalg
: Okseø-tur udføres i samarbejde med junio
rudvalg, for at fremme
interessen hos juniorerne til at deltage ved dette arrangement. Forud for
arrangementet afholdes et møde med juniorudvalget.
Ønsker – visioner
Et hvert klubmedlem har forståelse for, at visse større arrangementer har en andel af
egenbetaling. F.eks. er det for de fleste selvklart, at en stor fest eller fælles middag
under et tur-arrangement har en egenbetalings andel. Dog bør klubmedlemmerne
føle, at de ved deltagelse af arrangementerne får ”mere for pengene end de betaler”.
Det fremmer deltagelsen ved arrangementerne, og deltagerne føler at de får værdi
tilbage for en del af kontingent betalingen. Det i budgettet afsatte beløb fordeles
udover alle arrangementer, hen over året.
Markedsføring af arrangementer: Det er udvalgets ønske, at så vidt muligt alle
bestyrelsesmedlemmer viser deres deltagelse i udvalgets aktiviteter. Det viser
sammenhold og en fælles målsætning; At fremme det sociale liv i klubben. Ligeledes
opfordres alle udvalgsformændene at gøre en aktiv indsats for at få klubbens
medlemmer til at deltage i de enkelte arrangementer, ved at spørge og animere
medlemmerne i egne udvalg til at deltage.